Tilbagekaldelse af en fødevare

Hvis du har en butik og har modtaget information fra din leverandør om tilbagekaldelse af en fødevarer, skal du sørge for, at alle fødevarer med fejl bliver fjernet fra salg.

Tilbagekaldelsen skal sættes i gang, så snart du er klar over, at det er nødvendigt at kalde fødevarer tilbage.

Du skal:

• Fjerne alle fødevarer med fejl fra salgsområdet og tilbageholde fødevarer med fejl på lageret, så varerne enten kan returneres til leverandøren eller kan håndteres efter aftale med leverandøren eller Fødevarestyrelsen.
• Tilbageholde alle afgivne ordrer på fødevarer med fejl, som endnu ikke er afsendt – hvis du har en internetbutik.
• Sørge for, at man ikke længere på butikkens internetside kan bestille de pågældende fødevarer med fejl.
• Være opmærksom på, om du modtager flere fødevarer med fejl i de kommende forsendelser. Måske har det ikke været muligt at stoppe alle forsendelser, da tilbagekaldelsen blev sat i gang.
• Informere forbrugerene om at du tilbagekalder fødevaren.

Du skal kunne dokumentere, hvad du har gjort i forbindelse med tilbagekaldelsen; for eksempel i virksomhedens egenkontrol.

De informationer om den tilbagekaldte vare til din egenkontrol inkluderer:
Produktnavn, lot-/batch-nummer, produktionsdato, holdbarhedsdato, produktionsvirksomhed, importør, EAN-nummer, nettoindhold og evt. foto af varen:

• Hvor varen er solgt (navn og adresse på virksomhedskunder)
• Årsag til tilbagekaldelsen?
• Risiko ved varen?
• Navn og adresse på virksomheden, der kalder varen tilbage?
• Hvilke tiltag virksomheden har iværksat i forbindelse med tilbagekaldelsen?
• Hvordan har du informeret kunder som allerede har købt produktet? (skilt i butikken, information på hjemmeside og/eller har du skrevet og sendt pressemeddelelse)?
• Har du samlet dokumentation for tilbagekaldelsen, f.eks.:
  • Kopi af e-mails/fax sendt til aftagere og leverandør
  • Kopi af underretningen til Fødevarestyrelsen og dokumentation for, at den er sendt
  • Kopi af eventuel pressemeddelelse og dokumentation for, at den er sendt
  • Notat om evt. foretagne telefonsamtaler – med hvem du har talt, om hvad og hvornår
  • Tilbagemeldinger fra handelspartnere om tilbagekaldelsen
  • E-mails/fax modtaget om tilbagekaldelsen
  • Kopi af evt. kreditnota for destruerede eller returnerede varer
  • Registreringer i egenkontrollen om tilbagekaldelsen.

Alle virksomheder, som er involverede i en tilbagekaldelse af en fødevare, skal kunne dokumentere forløbet af tilbagekaldelsen til VFMG, og at tilbagekaldelsen er forløbet tilfredsstillende.

Eksempler på dokumentation:

• Kopi af e-mails/fax sendt til aftagere og leverandør
• Kopi af orienteringen til Fødevarestyrelsen og dokumentation for, at den er sendt
• Notat om telefonsamtaler – med hvem man har talt, om hvad og hvornår
• Tilbagemeldinger fra handelspartnere om tilbagekaldelsen
• E-mails/fax modtaget om tilbagekaldelsen
• Registreringer i egenkontrollen om tilbagekaldelsen
• Kopi af evt. kreditnota for destruerede eller returnerede varer
• Nogle gange vil den tilsynsførende efter en konkret vurdering se kopier af fx fakturaer og lageropgørelser, selvom der ikke er andre lande end Danmark involveret i tilbagekaldelsen.
  
  

Klik her for at hente Fødevaretilbagekaldelses skabelon

Hvis varen er nået ud til forbrugeren, skal du overveje hvordan du vil informere forbrugerne.
Enten ved skiltning i butikken, information på din hjemmeside eller evt. en pressemeddelelse. Hvis du er i tvivl om hvad der er tilstrækkeligt kan du altid kontakte Veterinær- & Fødevaremyndigheden i Grønland (VFMG).

Vedrørende skiltning i butikken
Hvis du har solgt fødevaren i din butik, kan du sætte et opslag op i butikken, hvor du orienterer kunderne om tilbagekaldelsen.

Opslaget skal placeres et sted, hvor det er let at få øje på. På opslaget skal der stå, hvilken fødevare der er kaldt tilbage, og hvorfor fødevaren er kaldt tilbage.

Du kan også informere om tilbagekaldelsen på din hjemmeside.

Du skal oveveje om der skal informeres bredere ud til offentligheden om tilbagekaldelsen
Her kan du overveje om der skal udsendes en pressemeddelelse med relevante oplysninger om den tilbagekaldte fødevare.

Hvornår er du færdig med tilbagekaldelsen?
Du er færdig med tilbagekaldelsen, når du har sikret dig at den tilbagetrukne fødevarer ikke sælges fra din butik, forbrugerne som evt. kar købt produktet er informeret og du har dokumentation herfor.

VFMG har lavet en tjekliste som du kan bruge i forbindelse med denne tilbagetrækning.
Denne tjekliste kan du bruge til at danne dig et overblik over, hvad du skal gøre, når du tilbagekalder en vare. Du kan tilføje eller fjerne punkter efter behov.

Tjeklisten:

• Er alle produkter fjernet fra salgsområdet?
• Er alle produkter fjernet fra lageret eller evt. blokeret på lageret?
• Har du sat opslag op i butikken om tilbagekaldelsen?
• Har du orienteret evt. internetkunder/virksomhedskunder om tilbagekaldelsen?
• Har du lagt oplysninger om tilbagekaldelsen på din eventuelle hjemmeside?
• Har du orienteret din eventuelle leverandør om tilbagekaldelsen?
• Har du orienteret VFMG om tilbagekaldelsen?